¡Acaba con los proyectos Zombies!

Tanto si eres un Director General, como un Directivo de un área o un mando intermedio, puedes tener el mismo problema: Proyectos Zombies que hacen que no avances en el camino que os habéis marcado en la empresa.

Acaba con los proyectos Zombies.Consumen muchos recursos y te apartan del camino. Está en tus manos: 7 Pasos para conseguirlo.

¿QUÉ ES UN PROYECTO ZOMBIE? ¿CÓMO ME IMPACTA?

¿No te ha pasado que alguna actividad que creías ya acabada, cerrada o descartada, de repente vuelve a aparecer?

Hablamos de proyecto Zombies cuando tenemos un proyecto o una actividad que no acaba de morir, que siempre está ahí, que no se completa, pero que cobra vida de forma recurrente.

¡¡Pero si habíamos cambiado la prioridad!! Habíamos decidido que íbamos a hacer A en lugar de B… y de nuevo B esta ahí.

¿Y sabes donde impactan la existencia de estos proyectos Zombies? En tu cuenta de resultados, no tengas ninguna duda: en la productividad, en el EBITDA, en la capacidad de dar respuesta al mercado, a tus clientes.

¿QUÉ SUELE PASAR?

Priorizar significa decidir dónde poner tiempo, dinero, personas, esfuerzos. Tiene que elegirse “el qué”, porque no se puede hacer todo. Una buena priorización sabe a qué decir sí y a qué decir no. El tiempo, los recursos, el dinero, son recursos limitados. Por ello es tan importante elegir bien, en cada nivel de la organización, a qué se dedican los recursos, los medios.

Hay una nutrida variedad de situaciones que se dan, y que repercuten directa o indirectamente. Todas ellas están a tu alcance para solucionarlas o acompañar en su resolución.

Vamos a ver 7 posibles causas que provocan la existencia de proyectos Zombies, y sobre las que puedes incidir:

1. Criterio de priorización no claro:

   • Puede existir un criterio de priorización a alto nivel, que después no permite concretar qué se hace y que no de forma clara y concisa. Si es muy ambiguo, puede dar lugar a distintos entendimientos por parte de las distintas áreas de la organización.
   • Si, además, los proyectos requieren de la interacción, como suele pasar, entre distintos departamentos, la asignación de recursos puede ser completa en un área, pero nula en otra, haciendo que además ese proyecto nunca pueda ver la luz.

2. Criterios de priorización definidos a nivel intermedio:

   • Cuando hay libertad de priorización a nivel intermedio, sin una visión conjunta del impacto, se pueden producir situaciones de valoraciones muy distintas, que implican también una dedicación no homogénea de recursos, y que provocan una “eternización” de los proyectos que requieren colaboración de distintos ámbitos.

3. Cuestionamiento del criterio de priorización:

   • Se define un portfolio de proyectos, basado en unos criterios claros desde el punto de vista de la dirección. Pero por distintos motivos, hay un “cuestionamiento” de las decisiones, que hacen que a un nivel más operativo se decida mantener proyectos activos no incluidos en el portfolio de proyectos, “por si acaso”, “por que hará falta, seguro”, “porque…”. Pueden existir muy distintas razones, todas ellas con una parte de verdad, pero que hay que gestionar.
   • Se marcan unos criterios, y no se siguen si son suficientemente eficientes, y a la vez se permite que cada área decida lo que crea más oportuno. En este caso es cuestionamiento de los criterios de decisión y además tolerancia inefectiva en lugar de revisar si procede el cambio de criterios.

4. Cuestionamiento del proyecto en sí mismo:

   • Puede que no haya un convencimiento de las motivaciones del proyecto y del resultado que se pretende conseguir, por parte de la persona asignada para liderar /del equipo para implementar. Ello puede provocar resultados bien distintos, o de nuevo, una eternización del proyecto que no se visualiza como necesario, o como importante. Se alarga la toma de decisiones, las actividades, y no hay avance.

5. Criterios de Pasa/no Pasa  no claros:

   • La forma que tengamos definida para la regla del embudo establecida para iniciativas innovadoras, por ejemplo, puede no ser suficientemente clara, y provocar dudas en el momento efectivo de aplicar el criterio de Pasa/No Pasa, con lo que se “retrase” la decisión y se mantengan abiertas muchas iniciativas al mismo tiempo, sin recursos para todas ellas. Se degrada el proceso de innovación.

6. Criterios de innovación versus mejora:

   • Si no hay una buena definición del criterio y del número de iniciativas objetivo en cada “tipo de innovación”, se puede entrar en un bucle de mejoras incrementales, que pasen a ser ineficientes tanto en la cantidad versus lo que aportan, como en la forma de ser tratadas. Y pueden provocar la existencia de iniciativas que “nunca acaban”

7. Falta de toma de decisión:

   • Puede darse el caso de proyectos que se eternizan, que no se consiguen “rematar”, y se quedan en un estadio de consumo de recursos de “seguimiento”. Además pueden llegar a una desatención casi completa.  Y por “imagen” se mantienen los recursos asignados al proyecto.
   • La carencia de toma de decisiones de calado, o de impacto, que pueda requerir el proyecto para su correcta ejecución suelen ser la causa principal.
   • Nadie se atreve a “cerrar” el proyecto de forma oficial.

¿QUÉ PUEDO HACER PARA ACABAR CON LOS PROYECTOS ZOMBIES?

1. Revisa tu portfolio de proyectos activos: tienes que mirar qué se está haciendo de verdad ¡levanta la alfombra para que salgan todos!, ¡los tuyos también!
2. Comprueba los criterios de priorización utilizados y asegura que son los válidos
3. Repasa, en base a tu estrategia y con los criterios clarificados, qué prioridad tienen todos y cada uno de ellos, y asegura que la clasificación es correcta.
4. Verifica qué haya el mismo entendimiento de prioridades entre las áreas afectadas en los proyectos que quedan fuera de la prioridad.
5. Chequea los criterios de Pasa / No-Pasa, que sean suficientemente específicos para facilitar la toma de decisión.
6. Confirma si dichos proyectos tienen que hacerse, y hazlos visibles. Sino, ciérralos oficialmente:
   1. Sesión de cierre oficial
   2. Eliminación de objetivos en alguna persona de los equipos involucrados. Si alguien lo tiene como parte de su proceso de valoración, lo seguirá impulsando.
   3. Reasignación de prioridades/actividades a las personas que estaban dedicadas al proyecto: el tiempo/ los recursos, tienen que quedar reasignados
7. Plantéate impulsar formas de trabajo ágiles, y conseguirás una ejecución mucho más eficiente en términos de productividad. Con la dinámica de trabajo en equipo y de compromiso que genera conseguirás que los resultados sean muy visibles.

Y tú, ¿tienes proyectos Zombies en tu organización? Atrévete a gestionarlos. No es difícil.

Te animo a revisar tu portfolio de proyectos de forma periódica. ¡¡ Saldrás ganando mucho más de lo que te imaginas!! Tanto en eficiencia cómo comprobando cómo comunicas prioridades. ¡Y aplícalo también con tu propio portfolio de actividades!