Acaba amb els projectes Zombies!

Tant si ets un Director General, como un Directiu d’un àrea o un comandament entremig, pots tenir el mateix problema: Projectes Zombies que fan que no avancis el camí que us heu marcat a l’ empresa.

Acaba amb els projectes zombies, consumeixen molts recursos i t’allunyen del camí. Està a les teves mans molt més del que t’imagines. Comparteixo 7 passos per aconseguir-ho.

QUÈ ÉS UN PROJECTE ZOMBIE? COM M’IMPACTA?

No t’ha passat que alguna activitat que creies que ja estava acabada, tancada, o descartada, de cop torna a aparèixer?

Parlem de projectes zombies quant tenim un projecte o una activitat que no acaba de morir, que sempre està allà, que no es completa, però que recurrentment pren vida.

Però si havíem canviat la prioritat!!!Havíem decidit que anàvem a fer A enlloc de B…. i de nou B apareix.

I saps on impacta l’existència d’aquests projectes zombies? En la teva compte de resultats, no en tinguis cap dubte: a la productivitat, a l’ EBITDA, en la capacitat de donar resposta al mercat, en els teus clients.

QUÈ ACOSTUMA A PASSAR?

Prioritzar significa decidir on posar el temps, els diners, les persones, els esforços. S’ha d’escollir el “què”, per què no es pot fer tot. Una bona priorització sap a què dir si i a què dir no. El temps, les persones, el talent, els diners, són recursos limitats. Per això és tant important escollir bé, en cada nivell de l’organització, a què es dediquen el recursos, els mitjans.

Hi ha una gran varietat de situacions, que repercuteixen directa i indirectament. Totes elles estan al teu abast, per a solucionar-les directament o acompanyant en la seva resolució.

Anem primer a veure 7 causes que provoquen l’existència de projectes Zombies, i sobre les quals pots incidir:

  1. Criteri de priorització poc clar:

    • Pot existit un criteri de priorització a alt nivell, que després no permeti concretar prou què es fa i què no, de manera clara i concisa. Si és molt ambigu, pot donar lloc a diferents enteniments per part de diferents àmbits de l’organització.
    • Si, a més a més, els projectes requereixen de la interacció, com acostuma a passar, entre diferents departaments, àrees, l’assignació de recursos pot ser complerta en un àrea i nul·la en l’altra, provocant que aquest projecte mai pugui veure la llum.

  2. Criteris de priorització definits en un nivell entremig:

    • Quant hi ha llibertat de priorització en un nivell entremig, sense una visió conjunta de l’impacte, es poden produir situacions de valoracions molt diferents, que implicant també, una dedicació no homogènia de recursos, i que provoquen una “eternització” dels projectes que requereixen col·laboració de diferents àmbits.

  3. Posar en qüestió el criteri de priorització:

    • Es defineix un portfoli de projectes, basat en uns criteris clars des del punt de vista de la direcció. Però per diferents motius, es produeix una situació de “qüestionar” les decisions d’aquest criteri, que fan que a un nivell operatiu es prenguin decisions sobre mantenir projectes actius no inclosos en el portfoli de projectes de l’empresa,, i es fa amb apreciacions del tipus: “per si de cas”, “farà falta fer-ho, segur!“, “perquè….” Poden existir-ne moltes raons, i totes elles amb una part de veritat, però que cal gestionar!!
    • Es marquen uns criteris i no es segueix si aquests criteris són suficientment eficients, i al mateix temps es permet que cada àrea decideixi el que consideri més oportú. En aquest cas es permeten dues coses: qüestionament dels criteris de decisió i a més a més una tolerància inefectiva. Caldria revisar-ne els criteris i valorar-ne el seu canvi també..

  4. Posar en qüestió el propi projecte:

    • Pot passar que no hi hagi un convenciment ampli per part de l’equip, que no es coneguin les motivacions del projecte ni del resultat que s’hi pretén assolir. I pot passar tant per part de la persona que ha de liderar, com per part de l’equip que ho ha de dur a terme. Aquesta situació pot provocar resultats ben diferents. O de nou, una “eternització” del projecte que no es visualitza com a necessari o com important. S’allarga llavors la presa de decisions, les activitats i no es produeix un avenç.

  5. Criteris de Passa/No-Passa no prou clars:

    • La forma que tinguem definida en quant a la regla de l’embut establerta per a iniciatives innovadores pot no ser suficientment clara i provocar dubtes en el moment concret d’aplicar el criteri de Passa/ No-Passa, i per tant, endarrerir decisions i mantenir obertes moltes iniciatives al mateix tems, sense recursos per a totes elles. Es degrada el procés d’innovació.

  6. Criteris de Innovació versus millora:

    • Si no hi ha una bona definició del criteri i del numero d’iniciatives objectiu en cada “tipus d’innovació”, es pot entrar en un cercle de millores incrementals, que passen a ser ineficients tant en qualitat como en quantitat versus el valor en que realment hi contribueixen, com en la manera en que son tractades. I poden provocar l’existència e ’iniciatives que mai acaben.

  7. Falta de presa de decisió:

    • Pot donar-se el cas de l’existència de projectes que “s’eternitzen”, que no s’aconsegueixen rematar, i que es queden en un estadi de consum de recursos de “seguiment”. Alguns poden acabar en una situació de “desatenció” quasi complerta, i ser mantinguts per “imatge” . La carència de presa de decisions d’impacte que el projecte pot necessitar per a la seva bona execució, acostuma a ser-ne la causa principal.
    • Ningú s’atreveix a “tancar” oficialment el projecte.

 QUÈ PUC FER PER ACABAR AMB ELS PROJECTES ZOMBIES?

  1. Revisa el teu portfoli de projectes actius: has de mirar què s’està fent de veritat. Aixeca la catifa per a que surtin tots!!! Els teus també!!!
  2. Revisa criteris de priorització que s’han fet serviri assegura que son els vàlids.
  3. Revisaen base a la teva estratègia i amb els criteris clarificats, quina prioritat tenentots i cadascun d’ells, i assegura que la classificació és correcte.
  4. Revisaque hi hagi el mateix enteniment de prioritats entre les àreesafectades en els projectes que queden fora de la prioritat.
  5. Xequeja els criteris de Passa / No-Passa, que siguin prou específics per a facilitar la presa de decisions.
  6. Confirma si aquests projectes s’han de fer, i fes-los visibles.I si no, s’han de fer, llavors tanca’ls oficialment:
    1. Sessió de tancament oficial
    2. Eliminació d’objectius en alguna persona de los equips involucrats: si algú ho té com part del seu procés de valoració, ho seguirà impulsant.
    3. Reassignació de prioritats/activitats a les persones que estaven dedicades al projecte: el temps/ els recursos, han de quedar reassignats.
  7. Plantejat impulsar formes de treball àgils, iaconseguiràs una execució molt més eficient en termes de productivitat: amb la dinàmica de treball en equip i de compromís que es genera aconseguiràs que els resultats siguin molt visibles.

I tu, tens projectes Zombies en la teva organització? Atreveix-te a gestionar-los. No es difícil.

Revisa el teu portfoli de projectes de forma periòdica. Sortiràs guanyant més del que t’imagines!! Tant en eficiència com comprovant com comuniques prioritats. I aplica-ho també al teu propi portfoli d’activitats!.